Warum Ausfälle im Kosmetikstudio besonders wehtun
Im Kosmetikstudio sind Termine lang. Eine Gesichtsbehandlung dauert schnell 90 Minuten, eine Wimpernverlängerung zwei Stunden und mehr. Fällt ein solcher Termin aus, entsteht eine Lücke, die sich am selben Tag kaum noch füllen lässt.
Dazu kommt die Vorbereitung. Kabine hergerichtet, Produkte bereit, manchmal Material angemischt. Diese Arbeit ist geleistet, unabhängig davon, ob jemand kommt.
Eine Rechnung dazu. Ein Studio mit 120 Terminen im Monat und einem Durchschnittsumsatz von 70 Euro verliert bei sieben Prozent Ausfällen rund 590 Euro im Monat. Die automatische Erinnerung kostet in dieser Größenordnung etwa 42 Euro monatlich.
Vorbereitungshinweise gleich mitschicken
Kosmetische Behandlungen setzen oft etwas voraus: ungeschminkt kommen, vorher nicht in die Sonne, kein Sport danach, Kontaktlinsen zuhause lassen. Wird das nur beim Buchen gesagt, ist es beim Termin vergessen.
Die Erinnerung ist der beste Platz für diesen Hinweis. Sie kommt genau dann, wenn er gebraucht wird, und erspart die Situation, in der eine Behandlung nicht wie geplant stattfinden kann.
Damit der Hinweis zur Behandlung passt, legst du je Behandlungsart eine eigene Vorlage an. Beim Eintragen des Termins wählst du die passende aus. Für Name, Datum und Uhrzeit stehen Platzhalter im Text, die RemindWave beim Versand ausfüllt.
Alle Platzhalter im Überblick und weitere fertige Texte stehen in den SMS-Vorlagen.
Der richtige Zeitpunkt für lange Behandlungen
Je länger die Behandlung, desto früher sollte erinnert werden. Der Grund ist einfach: Eine freie Stunde lässt sich kurzfristig vergeben, zweieinhalb Stunden praktisch nie.
| Behandlung | Vorlaufzeit | Grund |
|---|---|---|
| Maniküre, Augenbrauen | 24 Stunden | Kurze Termine lassen sich leichter nachbesetzen. |
| Gesichtsbehandlung ab 60 Minuten | 48 Stunden | Eine lange Lücke braucht Vorlauf für die Warteliste. |
| Wimpern, Permanent Make-up | 48 bis 72 Stunden | Teuer, lang und mit Vorbereitung auf beiden Seiten verbunden. |
Bei Terminen, die vor mehreren Wochen gebucht wurden, ist eine zweite Nachricht eine Woche vorher sinnvoll. Mehr als zwei Erinnerungen pro Termin empfinden die meisten Menschen als zu viel.
Behandlungsserien und Folgetermine
Viele Leistungen im Studio wirken erst in der Wiederholung. Wimpernauffüllung alle drei bis vier Wochen, Aknebehandlung in Serie, Pflegebehandlung mit festem Abstand. Genau hier gehen die meisten Termine verloren, und zwar nicht aus Unzufriedenheit, sondern weil niemand daran denkt.
Zwei Wege führen aus diesem Problem, und der erste ist der bessere:
- Den Folgetermin sofort vereinbaren. Direkt nach der Behandlung, solange die Person noch im Studio ist. Dieser Termin bekommt dann ganz normal seine Erinnerung.
- Eine wiederkehrende Erinnerung anlegen. Sie geht in einem festen Abstand von selbst hinaus, zum Beispiel alle vier Wochen. Achtung: Ist kein Termin vereinbart, gilt eine solche Nachricht rechtlich als Werbung. Sie braucht deshalb die vorherige Zustimmung. Was dafür nötig ist, steht unter Werbe-SMS und DSGVO.
In einer halben Stunde eingerichtet
- Kundenliste einlesen. Name und Telefonnummer genügen. Bestehende Listen lassen sich als Datei importieren.
- Studionamen als Absender eintragen. Auf dem Display steht dann dein Studio und keine fremde Nummer.
- Vorlagen anlegen. Am besten eine je Behandlungsart, damit die Vorbereitungshinweise passen.
- Vorlaufzeit je Leistung einstellen. 24 Stunden für kurze Termine, 48 Stunden für lange.
- Testnachricht an dich selbst schicken. So siehst du genau das, was deine Kundinnen und Kunden sehen.
Was es für ein Studio kostet
RemindWave kostet 19,90 Euro netto im Monat als Grundgebühr, dazu 0,18 Euro netto pro verschickter SMS. Keine Einrichtungsgebühr, keine Mindestlaufzeit, monatlich kündbar.
- Einzelstudio, 80 Termine im Monat: rund 34 Euro netto
- Studio mit zwei Kabinen, 160 Termine: rund 49 Euro netto
- Größeres Studio, 300 Termine: rund 74 Euro netto
Bei einem Durchschnittsumsatz von 70 Euro genügt ein einziger geretteter Termin im Monat, um die Kosten zu decken. Die ersten 14 Tage sind kostenlos, mit 25 SMS und ohne Angabe von Zahlungsdaten.
Häufige Fragen
Kann ich für jede Behandlung einen eigenen Text verwenden?
Ja. Du legst beliebig viele Vorlagen an, zum Beispiel eine für Gesichtsbehandlungen mit dem Hinweis ungeschminkt zu kommen und eine für Wimpern. Beim Eintragen des Termins wählst du die passende Vorlage aus.
Wie lange vorher soll ich bei langen Behandlungen erinnern?
Bei Behandlungen ab 60 Minuten haben sich 48 Stunden bewährt. Bei besonders langen oder teuren Terminen, etwa Wimpernverlängerung oder Permanent Make-up, sind 48 bis 72 Stunden sinnvoll. So bleibt genug Zeit, eine frei gewordene Stunde über die Warteliste neu zu vergeben.
Darf ich an eine Auffrischung erinnern, ohne dass ein Termin vereinbart ist?
Nur mit vorheriger Zustimmung. Ohne vereinbarten Termin gilt eine solche Nachricht rechtlich als Werbung, auch wenn sie freundlich gemeint ist. Der einfachere Weg ist, den Folgetermin direkt nach der Behandlung zu vereinbaren. Dann ist die Erinnerung eine gewöhnliche Terminerinnerung.
Steht der Name meines Studios auf der Nachricht?
Ja. Du legst einen eigenen Absendernamen fest. Er erscheint auf dem Display anstelle einer Telefonnummer, damit die Nachricht sofort zugeordnet wird.
Kann ich auch eine Online-Buchung anbieten?
Ja, sie ist enthalten. Deine Kundinnen und Kunden wählen freie Zeiten selbst über einen Link, den du überall teilen kannst. Jede Buchung landet sofort im Kalender, und die Erinnerung läuft automatisch mit.