Terminerinnerung per SMS:
so funktioniert sie.

Eine Terminerinnerung per SMS ist eine kurze Nachricht auf das Handy, die an einen vereinbarten Termin erinnert. Sie wird nicht von Hand geschrieben, sondern automatisch verschickt: Du trägst den Termin einmal ein, und die Nachricht geht zum eingestellten Zeitpunkt von selbst hinaus, zum Beispiel einen Tag vorher um 10 Uhr.

In der Nachricht steht das Wichtigste in zwei Sätzen: wer schreibt, wann der Termin ist und was zu tun ist, falls er nicht passt. Mehr braucht es nicht. Wer die SMS liest, hat den Termin wieder im Kopf und kann ihn rechtzeitig absagen, wenn etwas dazwischengekommen ist.

Genau das ist der Punkt. Eine rechtzeitige Absage ist kein Verlust, sondern eine gewonnene Stunde: Du kannst sie neu vergeben. Ein Termin, bei dem einfach niemand erscheint, ist dagegen bezahlte Arbeitszeit ohne Gegenwert.

Die SMS hat gegenüber allen anderen Wegen einen einfachen Vorteil: Sie kommt an, ohne dass jemand etwas dafür tun muss. Kein Konto, kein Passwort, keine installierte Anwendung, keine Internetverbindung. Ein Telefon, das telefonieren kann, kann auch eine SMS empfangen.

• E-Mail: landet neben Werbung, Rechnungen und Newslettern. Viele Menschen lesen private E-Mails nur einmal am Tag, manche seltener. Der Spam-Ordner nimmt einen Teil davon ganz aus dem Blickfeld.
• Eigene App: müsste erst installiert werden. Für einen Termin alle zwei Monate installiert niemand eine Anwendung.
• Anruf: wirkt persönlich, kostet aber echte Arbeitszeit. Bei dreißig Terminen in der Woche sind das schnell zwei Stunden, in denen niemand vorne im Geschäft steht.
• WhatsApp: ist weit verbreitet, für den automatischen Versand an Kundinnen und Kunden aber an deutlich mehr Bedingungen geknüpft. Der nächste Abschnitt geht darauf im Einzelnen ein.

Dazu kommt die Aufmerksamkeit. Eine SMS erscheint als Hinweis am Sperrbildschirm und wird in aller Regel innerhalb weniger Minuten gelesen. Sie braucht keine Betreffzeile und muss nicht gegen dreißig andere Nachrichten gewinnen.

Warum WhatsApp für Terminerinnerungen selten passt

WhatsApp ist auf sehr vielen Telefonen installiert, und im privaten Gebrauch kostet die einzelne Nachricht nichts. Für den automatischen Versand an Kundinnen und Kunden gelten allerdings andere Regeln als im privaten Chat.

• Die gewöhnliche App ist dafür nicht vorgesehen. Wer geschäftlich und automatisiert verschickt, braucht den geschäftlichen Zugang des Anbieters. Versand aus einem normalen Konto verstößt gegen die Nutzungsbedingungen und kann dazu führen, dass die Nummer gesperrt wird.
• Jede Vorlage muss vorher freigegeben werden. Texte für den automatischen Versand werden beim Anbieter eingereicht und geprüft. Eine Änderung am Wortlaut ist damit nicht in zwei Minuten erledigt.
• Auch hier ist eine Zustimmung nötig. Für Nachrichten an Kundinnen und Kunden verlangt der Anbieter eine vorher erteilte Einwilligung. Für eine Terminerinnerung per SMS ist sie nicht erforderlich.
• Die Telefonnummern gehen an den Anbieter. Das gehört in die Datenschutzerklärung und muss vertraglich geregelt sein. Beim SMS-Versand innerhalb der Europäischen Union ist dieser Punkt einfacher zu beantworten.
• Abgerechnet wird je Unterhaltung, nicht je Nachricht. Was eine Erinnerung kostet, hängt davon ab, in welchem Zeitraum zuvor geschrieben wurde. Ein fester Preis je SMS lässt sich leichter vorausberechnen.
• Die Nachricht braucht eine Internetverbindung. Ohne Netz wird sie nicht zugestellt. Eine SMS erreicht auch ein Telefon mit schwachem Empfang.

Dazu kommt der Ort der Nachricht. Eine Terminerinnerung steht in WhatsApp zwischen Familien- und Gruppenchats und rutscht dort schnell nach unten. Für das Gespräch mit Kundinnen und Kunden, die ohnehin schreiben, ist WhatsApp gut geeignet. Für die eine Nachricht, die zuverlässig ankommen muss, ist die SMS der einfachere Weg.

Der Zeitpunkt entscheidet darüber, ob die Erinnerung etwas bewirkt. Kommt sie zu früh, ist sie bis zum Termin wieder vergessen. Kommt sie zu spät, bleibt keine Zeit mehr, den Platz neu zu vergeben.

Als Faustregel gilt: Die Erinnerung soll so früh kommen, dass du den frei werdenden Platz noch füllen kannst, und so spät, dass sie im Gedächtnis bleibt. Für die meisten Betriebe sind das 24 Stunden vorher. Je länger und je teurer ein Termin ist, desto früher sollte erinnert werden.

Zur Uhrzeit: Vormittags zwischen 9 und 11 Uhr wird am zuverlässigsten gelesen. Nachrichten am späten Abend wirken aufdringlich, und wer nachts eine SMS bekommt, verbindet das nicht mit einem guten Service. Sperre deshalb Ruhezeiten, zum Beispiel von 20 bis 8 Uhr.

Zwei Erinnerungen sind bei teuren oder langen Terminen sinnvoll, bei allen anderen selten. Drei Nachrichten für einen Haarschnitt empfindet fast jeder als zu viel.

Eine Terminerinnerung ist kein Werbetext. Sie hat eine Aufgabe, und die erfüllt sie am besten in wenigen Zeilen. Diese fünf Angaben gehören hinein:

• Wer schreibt. Dafür sorgt der Absendername. Statt einer fremden Nummer steht der Name deines Betriebs auf dem Display. Im Text muss er dann nicht noch einmal stehen.
• Die Anrede mit Namen. Eine Nachricht mit Namen wird gelesen, eine ohne wirkt wie Werbung.
• Wann der Termin ist. Datum und Uhrzeit, beides vollständig.
• Was bei einer Absage zu tun ist. Eine Telefonnummer reicht. Wichtig ist, dass Absagen ausdrücklich erwünscht sind.

Geschrieben wird die Nachricht einmal als Vorlage. Für den Namen und den Termin stehen Platzhalter darin, die RemindWave beim Versand ausfüllt. So sieht das aus:

Einen Platzhalter für die gebuchte Leistung gibt es nicht. Soll in der Nachricht trotzdem stehen, worum es geht, legst du dafür eine eigene Vorlage an, zum Beispiel eine für Farbtermine. Beim Eintragen des Termins wählst du die passende aus.

Drei Dinge, die eine Erinnerung schlechter machen

• Zu viel Text. Öffnungszeiten, Preisliste und Anfahrtsbeschreibung liest niemand in einer Erinnerung. Sie kosten nur zusätzliche Zeichen und damit Geld.
• Werbung im selben Atemzug. Ein Angebot in der Erinnerung macht aus der Nachricht rechtlich Werbung. Dafür brauchst du eine Einwilligung. Mehr dazu weiter unten.
• Eine unbekannte Absendernummer. Wenn nicht auf den ersten Blick klar ist, wer schreibt, wirkt die Nachricht wie Spam. Ein eigener Absendername löst das.

Alle Platzhalter im Überblick und weitere fertige Texte stehen in den SMS-Vorlagen zum Kopieren.

Eine SMS kostet einen festen Betrag pro Nachricht. Bei RemindWave sind das 0,18 Euro netto, dazu eine Grundgebühr von 19,90 Euro netto im Monat. Die Rechnung, ob sich das lohnt, ist kurz.

Angenommen, du hast 200 Termine im Monat und der durchschnittliche Termin bringt 45 Euro. Ohne Erinnerung erscheinen erfahrungsgemäß fünf bis zehn Prozent nicht, nehmen wir sieben Prozent. Das sind 14 ausgefallene Termine und rund 630 Euro, die nicht hereinkommen.

• Kosten: 200 Erinnerungen zu 0,18 Euro sind 36 Euro, dazu 19,90 Euro Grundgebühr. Zusammen rund 56 Euro im Monat.
• Nutzen: Schon zwei gerettete Termine im Monat decken diese Kosten. Alles darüber ist Gewinn.

Erfahrungswerte aus der Praxis zeigen, dass eine gut getimte Erinnerung die Ausfallquote etwa halbiert. Im Beispiel wären das sieben gerettete Termine und rund 315 Euro mehr Umsatz im Monat, bei 56 Euro Kosten.

Ein Hinweis zur Länge: Bis 160 Zeichen gilt eine Nachricht als eine SMS. Umlaute sind darin enthalten, Emojis nicht: Ein einziges Emoji senkt die Grenze auf 70 Zeichen. Wer kurz schreibt, zahlt weniger.

Hier wird oft mehr Aufwand vermutet, als tatsächlich nötig ist. Der entscheidende Unterschied ist einfach: Eine Erinnerung an einen vereinbarten Termin ist keine Werbung. Sie gehört zu der Leistung, die du ohnehin erbringst.

• Terminerinnerung: erlaubt, weil sie den Vertrag erfüllt. Wer einen Termin vereinbart, rechnet mit einer Nachricht dazu. Eine gesonderte Einwilligung ist dafür nicht nötig.
• Werbung und Angebote: nur mit vorheriger ausdrücklicher Zustimmung. Das gilt in Österreich nach dem Telekommunikationsgesetz und in Deutschland nach dem Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb.

Unabhängig davon gelten drei Selbstverständlichkeiten:

• Die Telefonnummer wird nur für den Zweck verwendet, für den sie angegeben wurde.
• In der Datenschutzerklärung steht, dass Termine per SMS bestätigt und erinnert werden.
• Wer keine Nachrichten mehr möchte, bekommt keine mehr. Dieser Wunsch wird festgehalten und beachtet.

Wie eine gültige Einwilligung für Werbe-SMS aussieht und was auf jede Werbenachricht gehört, steht ausführlich im Ratgeber Werbe-SMS und DSGVO.

Der Aufwand ist einmalig und liegt bei etwa einer halben Stunde. Danach läuft die Erinnerung ohne dein Zutun.

1. Kunden anlegen oder importieren. Name und Telefonnummer genügen. Bestehende Listen aus Excel oder einem anderen Programm lassen sich als Datei einlesen.
2. Absendername festlegen. Statt einer fremden Nummer steht der Name deines Betriebs auf der Nachricht. Das ist der wichtigste einzelne Punkt für das Vertrauen in die Nachricht.
3. Vorlage schreiben. Einmal formulieren, mit Platzhaltern für Name, Datum und Uhrzeit. RemindWave setzt die richtigen Angaben bei jedem Versand automatisch ein.
4. Vorlaufzeit und Ruhezeiten einstellen. Zum Beispiel 24 Stunden vorher, frühestens ab 8 Uhr und spätestens bis 20 Uhr.
5. Testnachricht an dich selbst schicken. So siehst du genau das, was deine Kundinnen und Kunden sehen, und kannst den Text noch anpassen.

Ab jetzt reicht es, den Termin im Kalender einzutragen. Alles Weitere passiert automatisch, auch an Tagen, an denen viel los ist.